Utilisez ces 5 conseils de communication pour impliquer et rendre votre équipe à distance productive

Les équipes à distance permettent aux chefs d'entreprise d'exploiter des talents et des opportunités commerciales qui seraient autrement laissés de côté, offrant ainsi aux chefs d'entreprise une solution unique et viable pour une croissance rentable et évolutive. Si les équipes à distance sont bénéfiques pour les freelances comme pour les chefs d'entreprise, le principal problème est qu'il devient souvent de plus en plus difficile pour les dirigeants et les managers d'entretenir un dialogue constant, constructif et ouvert à mesure que l'équipe à distance s'agrandit et est parfois dispersée sur de vastes territoires.

Comme tout manager peut en témoigner, une telle ligne de communication est essentielle pour répondre efficacement aux besoins et aux exigences de productivité de chaque membre de l'équipe. Cela est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit de gérer des équipes distantes qui représentent vous et votre entreprise de manière indépendante. Sans une communication adéquate, votre équipe à distance peut rapidement passer d'un atout à un fardeau.

Les cinq conseils de communication suivants vous aideront à faire de la communication une priorité afin que l’équipe reste en bonne santé ; tout le monde en récolte les bénéfices et cela reste un atout inestimable pour votre entreprise.

Conseils de communication

1. Maintenir un canal de communication en ligne et mobile ouvert

Slack est une plateforme qui connecte les applications, les ressources et les services aux équipes, rassemblant les équipes pour piloter l'activité commerciale et aider à garantir que chaque membre de l'équipe maîtrise son rôle professionnel.

Bien sûr, il y aura des moments où vous, chef d'entreprise, serez indisponible. Après tout, les équipes à distance peuvent se trouver dans différents fuseaux horaires à travers le pays, voire le monde. Leurs horaires de travail peuvent ne pas correspondre à vos heures de veille.

Grâce à des plateformes comme Slack, vous disposez d'un canal de communication ouvert et permanent pour toute l'équipe. Les e-mails et messages collectifs et individuels peuvent se perdre dans la masse et être noyés par d'autres communications professionnelles, ce qui, au mieux, retarde vos interventions. Slack vous permet de consulter immédiatement toutes les notifications afin que vous puissiez déterminer si une réponse, des conseils ou une action immédiates sont nécessaires.

2. Déléguer les interfaces de communication

Vous n'êtes pas le seul interlocuteur de votre équipe à distance via des canaux de communication comme Slack. Vous pouvez ouvrir la conversation aux RH, à la direction ou aux directeurs de service. De toute façon, ces interlocuteurs peuvent souvent répondre plus efficacement aux questions, préoccupations ou besoins de l'équipe à distance.

Imaginons qu'un membre de votre équipe à distance rencontre un problème de connexion, une question simple sur un produit ou un service, ou un problème de salaire. Ces problèmes peuvent être résolus par le service concerné et ne nécessitent pas de réponse personnelle. Déléguez ces tâches via le portail de communication afin que votre équipe à distance sache qu'elle peut contacter directement votre responsable technique, votre équipe commerciale, vos RH et d'autres services pour obtenir une réponse.

Déléguer le contact en amont avec certaines autorités présente de nombreux avantages, notamment :

• Rationalisation du processus de communication pour plus de rapidité et de précision.
• Encourage une branche plus large de communication entre les membres individuels de l’équipe distante pour éliminer les problèmes qui peuvent être résolus par eux-mêmes ou par des pairs et qui ne nécessitent pas réellement de réponses d’autorité.
• Libérer les propriétaires d’entreprise et la haute direction pour qu’ils puissent se concentrer sur les communications les plus urgentes.
• Établit une structure hiérarchique formelle pour la communication.

3. Tenez les employés à distance informés

À mesure que votre entreprise se développe, il devient de plus en plus difficile de se souvenir de ce que vous avez partagé ou non avec vos employés à distance. Les notes de service internes sont beaucoup plus simples et routinières, et les nouvelles se propagent souvent de bureau en bureau comme une traînée de poudre. Cependant, les employés à distance sont souvent tenus involontairement à l'écart de cette boucle, ce qui constitue une grave erreur, tant pour votre entreprise que pour le moral de l'équipe.

Créez une norme pour les actualités de l’entreprise via des mises à jour par e-mail et des newsletters de routine que vous enverrez aux employés à distance.

Vous pouvez y parvenir en interne en tenant compte, avec les chefs de service, des événements et changements importants dans une application de notes tout au long du mois. Déléguez à quelqu'un la rédaction d'une newsletter simple et détaillée en interne, ou faites appel à un professionnel. Quoi qu'il en soit, l'essentiel est de tenir vos employés à distance informés des événements passés et futurs de votre entreprise.

Avantages:

• Maintient le moral des employés à un niveau élevé, permettant aux employés distants de se sentir inclus et valorisés.
• Permet aux employés distants de visualiser et d’avoir une meilleure idée de l’orientation et des points focaux de l’entreprise.
• Répond à certaines questions avant qu'elles ne nécessitent un fil de communication.
• Informe les employés à distance des domaines qui fonctionnent et qui ne fonctionnent pas bien, leur permettant d'utiliser la même feuille de route et les mêmes objectifs que les employés internes.

4. Résoudre les problèmes d'aliénation

Les humains se plaignent naturellement du moindre problème, mais oublient souvent d'accorder la même attention à ce qui va bien. Ironiquement, les chefs d'entreprise, plus que tout autre, devraient particulièrement reconnaître ce concept dans le cadre de leurs relations clients.

Ajoutez à cela que les choses hors de vue sont également hors de l’esprit, et vous obtenez une recette pour qu’une équipe à distance se sente dévalorisée et aliénée.

Votre équipe à distance génère beaucoup de travail et de revenus. Alors que tout fonctionne à merveille, de nombreux chefs d'entreprise restent souvent silencieux. Erreur ! Il est temps de parler haut et fort pour reconnaître le travail acharné de vos employés à distance.

Les télétravailleurs, du fait même de leur éloignement du lieu de travail, risquent de se sentir automatiquement marginalisés, inférieurs et sous-estimés par rapport aux employés internes. Reconnaissez leur rôle essentiel dans la réussite et l'échec de votre entreprise en :

• Communiquer leur valeur de manière routinière et fréquente.
• Assurez-vous qu’ils reçoivent une reconnaissance à l’échelle de l’entreprise lorsque cela est justifié.
• Utilisez la technologie pour les inclure dans les événements de l’entreprise lorsque cela est approprié.
• Offrez-leur des moments de répit grâce à des contrôles individuels et collectifs réguliers et à des séances de rattrapage via leur canal de communication préféré.

5. Intégrer la collaboration documentaire

En termes de précision et de rapidité, le partage de documents constitue un excellent moyen de collaboration. C'est bien plus efficace et inclusif que les échanges de fichiers par e-mail et en ligne.

Vous pouvez utiliser Google Drive, par exemple, pour collaborer sur des documents et des feuilles de calcul. Vous pourrez utiliser la messagerie et le chat pour échanger des idées, des préoccupations et des opinions afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Comme vous pouvez le constater, une communication efficace avec des équipes à distance comporte de nombreux obstacles. Suivre ces conseils de communication peut vous aider à fidéliser vos précieuses sources de talents et de revenus. Ces efforts valent largement les gains de productivité. Veillez à revoir régulièrement votre stratégie de communication à mesure que votre équipe à distance s'agrandit et se disperse.

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