Gebruik deze 5 communicatietips om uw externe team betrokken en productief te maken

Teams op afstand kunnen bedrijfseigenaren in staat stellen talent en zakelijke kansen aan te boren die anders buiten de boot zouden vallen, waardoor bedrijfseigenaren een unieke en haalbare manier krijgen voor kosteneffectieve, schaalbare bedrijfsgroei. Hoewel teams op afstand gunstig zijn voor zowel freelancers als bedrijfseigenaren, is het grootste probleem dat het voor eigenaren en managers vaak steeds moeilijker wordt om een constante, zinvolle en open dialoog te onderhouden naarmate het team op afstand groeit en mogelijk verspreid is over grote gebieden.

Zoals iedereen in het management kan bevestigen, is het hebben van een dergelijke communicatielijn van vitaal belang om effectief in te spelen op de behoeften en productiviteitseisen van elk teamlid. Dit is allemaal het geval wanneer u te maken heeft met teams op afstand die alleen u en uw bedrijf vertegenwoordigen. Zonder de juiste communicatie kan uw team op afstand snel veranderen van een aanwinst in een last.

De volgende vijf communicatietips helpen je om van communicatie een prioriteit te maken, zodat het team gezond blijft; Iedereen plukt er de vruchten van en het blijft van onschatbare waarde voor uw bedrijf.

Communicatie Tips

1. Zorg voor een open online en mobiel communicatiekanaal

Slack is een platform dat apps, bronnen en services verbindt met teams, teams samenbrengt om het zakelijke einde te stimuleren en ervoor te zorgen dat elk teamlid grip heeft op zijn werkrollen.

Natuurlijk zijn er momenten dat u, de ondernemer, niet beschikbaar bent. Teams op afstand kunnen zich immers in verschillende tijdzones in het hele land, zelfs over de hele wereld, bevinden. Hun werktijden komen mogelijk niet overeen met uw wekuren.

Met platforms als Slack heb je een open access communicatiekanaal voor het hele team dat te allen tijde live blijft. Groeps- en individuele e-mails en berichten kunnen verloren gaan in de shuffle en overstemd worden door andere zakelijke communicatie, waardoor uw reactie-inspanningen in het beste geval worden vertraagd. Slack helpt je om alle meldingen onmiddellijk te zien, zodat je kunt beoordelen of een onmiddellijke reactie, begeleiding of actie gerechtvaardigd is.

2. Delegeer front-ends van communicatie

U bent niet de enige met wie uw externe team verbinding kan maken via communicatiekanalen zoals Slack. U kunt het gesprek openen voor HR, hoger management of afdelingsdirecteuren. Verschillende vragen, zorgen of behoeften van teams op afstand kunnen door deze partijen vaak toch efficiënter en effectiever worden aangepakt.

Stel dat een van uw teamleden op afstand een inlogprobleem heeft, een basisvraag over een product of dienst, of een probleem met het salaris. Dit zijn allemaal problemen die door de juiste afdeling kunnen worden opgelost en waarvoor u niet persoonlijk hoeft te reageren. Delegeer binnen het communicatieportaal, zodat uw externe team begrijpt dat ze contact kunnen opnemen met uw hoofd technologie, verkoopteam, HR en andere afdelingen om hun problemen rechtstreeks aan te pakken.

Het delegeren van front-end contact met bepaalde autoriteiten heeft veel voordelen, waaronder:

• Het stroomlijnen van het communicatieproces voor snelheid en nauwkeurigheid.
• Moedigt een bredere tak van communicatie tussen individuele teamleden op afstand aan om problemen op te lossen die zichzelf of door collega's kunnen worden opgelost en waarvoor eigenlijk geen reacties van autoriteiten nodig zijn.
• Ondernemers en hoger management vrijmaken om zich te concentreren op de meest urgente communicatie.
• Stelt een formele hiërarchiestructuur voor communicatie vast.

3. Houd externe medewerkers op de hoogte

Naarmate uw bedrijf groeit, zal het steeds moeilijker worden om te onthouden wat u wel en niet hebt gedeeld met uw externe medewerkers. Interne memo's zijn veel gemakkelijker en routinematiger, en nieuws verspreidt zich vaak als een lopend vuurtje van bureau naar bureau. Externe medewerkers worden echter vaak onbedoeld buiten deze lus gehouden, wat een ernstige fout is voor zowel uw zakelijke inspanningen als het moreel van het team.

Creëer een standaard voor bedrijfsnieuws via e-mailupdates en routinematige nieuwsbrieven die u naar externe medewerkers stuurt.

Dit kan intern worden bereikt door zowel u als afdelingshoofden gedurende de maand belangrijke gebeurtenissen en wijzigingen in een notitie-app bij te houden. Delegeer iemand om intern een eenvoudige nieuwsbrief met opsommingstekens te formuleren, of u kunt een professionele dienst inhuren om de nieuwsbrieven te formuleren. Hoe dan ook, het belangrijkste punt is om uw externe medewerkers op de hoogte te houden van vroegere en toekomstige gebeurtenissen binnen uw bedrijf.

Voordelen:

• Houdt het moreel van de werknemers hoog, waardoor externe medewerkers zich betrokken en gewaardeerd voelen.
• Stelt externe medewerkers in staat om de richting en aandachtspunten van het bedrijf te visualiseren en een beter beeld te krijgen.
• Beantwoordt enkele vragen voordat ze een communicatiethread nodig hebben.
• Brengt externe medewerkers op de hoogte van gebieden die wel en niet zo goed werken, zodat ze dezelfde routekaart en doelen kunnen gebruiken als interne medewerkers.

4. Vervreemdingsproblemen aanpakken

Mensen klagen van nature over het minste dat verkeerd is, maar we vergeten vaak helemaal om evenveel aandacht te besteden aan dat wat goed gaat. Ironisch genoeg zouden ondernemers van alle mensen dit concept vooral moeten herkennen uit klantrelaties.

Voeg daar nu aan toe dat dingen uit het oog ook uit het hart zijn, en je hebt een recept voor een team op afstand om zich gedevalueerd en vervreemd te voelen.

Uw externe team pompt werk en inkomsten voor u uit. Omdat alles goed loopt, zwijgen veel ondernemers vaak. Fout. Dit is het moment om luid en duidelijk te spreken om het harde werk van uw externe medewerkers te erkennen.

Externe werknemers voelen, door de aard van het feit dat ze niet in de buurt van de hub zijn, zich waarschijnlijk automatisch enigszins vervreemd, minder dan en ondergewaardeerd dan interne werknemers. Erken de cruciale rol die ze spelen in het succes en falen van uw bedrijf door:

• Hun waarde routinematig en vaak communiceren.
• Zorg ervoor dat ze bedrijfsbrede erkenning krijgen wanneer dat gerechtvaardigd is.
• Gebruik technologie om ze indien nodig bij bedrijfsgebeurtenissen te betrekken.
• Zorg voor geruststelling met routinematige één-op-één- en groepscheck-ins en inhaalsessies via het communicatiekanaal van hun voorkeur.

5. Integreer samenwerking aan documenten

Als het gaat om nauwkeurigheid en snelheid, zijn gedeelde documenten een uitstekende samenwerkingsinspanning. Het is veel efficiënter en inclusiever dan standaard e-mailen en bestanden heen en weer uploaden.

U kunt Google Drive bijvoorbeeld gebruiken om samen te werken aan documenten en spreadsheets. U kunt de messenger- en chatfunctie gebruiken om ideeën, zorgen en meningen te bespreken, zodat iedereen op dezelfde productiviteitspagina zit.

Zoals u kunt zien, zijn er veel kanttekeningen bij effectieve communicatie met teams op afstand. Door deze communicatietips op te volgen, kunt u uw onschatbare bronnen van talent en inkomstenstromen behouden. Het zijn inspanningen die de productiviteitsresultaten meer dan waard zijn. Zorg ervoor dat u uw communicatiestrategie regelmatig herziet naarmate uw team op afstand verder groeit en zich verspreidt.

Bij Bright Vessel begrijpen we het belang van een actief contentplan. Neem contact met ons op Vandaag nog om meer te weten te komen over hoe een contentmarketingstrategie de bedrijfsresultaten ten goede kan komen.