Use estas 5 dicas de comunicação para envolver e tornar sua equipe remota produtiva

As equipes remotas podem permitir que os proprietários de empresas aproveitem talentos e oportunidades de negócios que, de outra forma, cairiam no esquecimento, fornecendo aos proprietários de empresas uma maneira única e viável de crescimento de negócios escalável e econômico. Embora as equipes remotas sejam benéficas para freelancers e proprietários de empresas, o principal problema é que muitas vezes se torna cada vez mais difícil para proprietários e gerentes manter um diálogo constante, significativo e aberto à medida que a equipe remota cresce e possivelmente está espalhada por grandes áreas.

Como qualquer pessoa na gerência pode atestar, ter essa linha de comunicação é vital para atender às necessidades e demandas de produtividade de cada membro da equipe de forma eficaz. Tudo isso é verdade quando se lida com equipes remotas por conta própria, representando você e sua empresa. Sem comunicação adequada, sua equipe remota pode rapidamente passar de um ativo para um fardo.

As cinco dicas de comunicação a seguir ajudarão você a priorizar a comunicação para que a equipe permaneça saudável; Todos colhem os benefícios e continuam sendo um ativo inestimável para o seu negócio.

Dicas de comunicação

1. Mantenha um canal de comunicação on-line e móvel aberto

O Slack é uma plataforma que conecta aplicativos, recursos e serviços com equipes, reunindo equipes para impulsionar o fim dos negócios e ajudar a garantir que cada membro da equipe tenha uma compreensão de suas funções de trabalho.

Claro, há momentos em que você, o proprietário da empresa, não estará disponível. Afinal, equipes remotas podem estar em vários fusos horários em todo o país, até mesmo no mundo. O horário de trabalho deles pode não estar alinhado com o horário de vigília.

Com plataformas como o Slack, você tem um canal de comunicação de acesso aberto para toda a equipe que permanece ativo o tempo todo. E-mails e mensagens individuais e em grupo podem se perder na confusão e abafados por outras comunicações comerciais, atrasando seus esforços de resposta, na melhor das hipóteses. O Slack ajuda você a ver todas as notificações imediatamente para que você possa julgar se uma resposta, orientação ou ação imediata é necessária.

2. Delegar front-ends de comunicação

Você não é o único com quem sua equipe remota pode se conectar por meio de canais de comunicação como o Slack. Você pode abrir a conversa para RH, alta administração ou diretores de departamento. Várias perguntas, preocupações ou necessidades da equipe remota geralmente podem ser abordadas de forma mais eficiente e eficaz por essas partes de qualquer maneira.

Digamos que um dos membros da sua equipe remota tenha um problema de login, uma pergunta básica sobre um produto ou serviço ou um problema de contracheque. Todos esses são problemas que podem ser resolvidos pelo departamento apropriado e não exigem que você responda pessoalmente. Delegue no portal de comunicação para que sua equipe remota entenda que pode entrar em contato com seu chefe de tecnologia, equipe de vendas, RH e outros departamentos para resolver seus problemas diretamente.

Delegar contato de front-end com certas autoridades tem muitos benefícios, incluindo:

• Simplificando o processo de comunicação para velocidade e precisão.
• Incentiva um ramo mais amplo de comunicação entre membros individuais da equipe remota para eliminar problemas que são auto-resolvidos ou resolvidos por pares e não exigem respostas de autoridade.
• Liberando os proprietários de empresas e a alta administração para se concentrarem nas comunicações mais urgentes.
• Estabelece uma estrutura hierárquica formal para comunicação.

3. Mantenha os funcionários remotos informados

À medida que sua empresa cresce, será cada vez mais difícil lembrar o que você compartilhou e o que não compartilhou com seus funcionários remotos. Os memorandos internos são muito mais fáceis e rotineiros, e as notícias geralmente se espalham de mesa em mesa como um incêndio. Os funcionários remotos, no entanto, muitas vezes são involuntariamente mantidos fora desse circuito, o que é um grave erro tanto para seus empreendimentos comerciais quanto para o moral da equipe.

Crie um padrão para as notícias da empresa por meio de atualizações por e-mail e boletins informativos de rotina que você enviará aos funcionários remotos.

Isso pode ser feito internamente por você e pelos chefes de departamento, mantendo um registro contínuo de eventos e mudanças importantes em um aplicativo de notas ao longo do mês. Delegue alguém para formular um boletim informativo simples internamente ou você pode contratar um serviço profissional para formular os boletins informativos. De qualquer forma, o ponto mais importante é manter seus funcionários remotos informados sobre os acontecimentos passados e futuros em sua empresa.

Benefícios:

• Mantém o moral dos funcionários alto, fazendo com que os funcionários remotos se sintam incluídos e valorizados.
• Permite que os funcionários remotos visualizem e tenham uma noção melhor da direção e dos pontos focais da empresa.
• Responde a algumas perguntas antes que elas exijam um tópico de comunicação.
• Informa os funcionários remotos sobre áreas que estão funcionando e não estão funcionando tão bem, permitindo que eles usem o mesmo roteiro e metas que os funcionários internos.

4. Resolver problemas de alienação

Os humanos reclamam inerentemente da menor coisa que está errada, mas muitas vezes esquecemos completamente de prestar igual atenção ao que dá certo. Ironicamente, os empresários de todas as pessoas devem reconhecer particularmente esse conceito nas relações com os clientes.

Agora, acrescente que as coisas fora de vista também estão fora da mente, e você tem uma receita para uma equipe remota se sentir desvalorizada e alienada.

Sua equipe remota está bombeando trabalho e receita para você. Com tudo funcionando bem, muitos empresários frequentemente permanecem em silêncio. Erro. Agora é a hora de falar alto e claro para reconhecer o trabalho árduo de seus funcionários remotos.

Os trabalhadores remotos, pela própria natureza de estarem longe do hub, provavelmente se sentirão um pouco alienados automaticamente, menos e subestimados do que os funcionários internos. Reconheça o papel crítico que eles desempenham no sucesso e fracasso de seus negócios:

• Comunicar seu valor rotineiramente e com frequência.
• Certifique-se de que eles recebam reconhecimento em toda a empresa quando for necessário.
• Utilize a tecnologia para incluí-los nos acontecimentos da empresa quando apropriado.
• Tranquilize com check-ins individuais e em grupo de rotina e sessões de atualização por meio de seu canal de comunicação preferido.

5. Integre a colaboração de documentos

Quando se trata de precisão e velocidade, os documentos compartilhados são um excelente esforço de colaboração. É muito mais eficiente e inclusivo do que o e-mail padrão e o upload de arquivos para frente e para trás.

Você pode usar o Google Drive, por exemplo, para colaborar com documentos e planilhas. Você poderá usar a função de mensageiro e bate-papo para discutir ideias, preocupações e opiniões para que todos estejam na mesma página de produtividade.

Como você pode ver, há muitas ressalvas para uma comunicação eficaz com equipes remotas. Seguir essas dicas de comunicação pode ajudar a reter suas inestimáveis fontes de talentos e fluxos de receita. São esforços que valem os resultados de produtividade. Certifique-se de revisitar sua estratégia de comunicação periodicamente à medida que sua equipe remota cresce e se dispersa.

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