Utilizza questi 5 suggerimenti di comunicazione per coinvolgere e rendere produttivo il tuo team remoto

I team remoti possono consentire ai titolari di aziende di attingere a talenti e opportunità di business che altrimenti verrebbero trascurate, offrendo loro un modo unico e fattibile per una crescita aziendale scalabile e conveniente. Sebbene i team remoti siano vantaggiosi sia per i liberi professionisti che per i titolari di aziende, il problema principale è che spesso diventa sempre più difficile per titolari e manager mantenere un dialogo costante, significativo e aperto man mano che il team remoto cresce e si disperde su vaste aree.

Come chiunque nel management può confermare, avere una tale linea di comunicazione è fondamentale per soddisfare efficacemente le esigenze e le richieste di produttività di ciascun membro del team. Questo è vero quando si ha a che fare con team remoti che rappresentano da soli te e la tua azienda. Senza una comunicazione adeguata, il tuo team remoto può rapidamente trasformarsi da una risorsa a un peso.

I seguenti cinque suggerimenti sulla comunicazione ti aiuteranno a dare priorità alla comunicazione, in modo che il team rimanga in salute; tutti ne traggano beneficio e la comunicazione rimanga una risorsa inestimabile per la tua attività.

Suggerimenti per la comunicazione

1. Mantenere un canale di comunicazione online e mobile aperto

Slack è una piattaforma che collega app, risorse e servizi con i team, riunendoli per portare avanti il business e garantire che ogni membro del team abbia la piena comprensione del proprio ruolo lavorativo.

Naturalmente, ci saranno momenti in cui tu, il titolare dell'azienda, non sarai disponibile. Dopotutto, i team che lavorano da remoto potrebbero trovarsi in diversi fusi orari in tutto il paese, persino nel mondo. I loro orari di lavoro potrebbero non coincidere con i tuoi orari di veglia.

Con piattaforme come Slack, hai a disposizione un canale di comunicazione aperto e sempre attivo per l'intero team. Email e messaggi di gruppo e individuali possono perdersi nella confusione e sovrastarsi tra altre comunicazioni aziendali, ritardando, nella migliore delle ipotesi, i tuoi sforzi di risposta. Slack ti aiuta a visualizzare immediatamente tutte le notifiche, così puoi valutare se è necessaria una risposta immediata, una guida o un'azione.

2. Delegare i front-end della comunicazione

Non sei l'unico con cui il tuo team remoto può interagire tramite canali di comunicazione come Slack. Puoi aprire la conversazione anche alle risorse umane, al management o ai direttori di reparto. Domande, dubbi o esigenze di vari team remoti possono spesso essere affrontate in modo più efficiente ed efficace da queste parti.

Supponiamo che uno dei membri del tuo team remoto abbia un problema di accesso, una domanda di base su un prodotto o servizio, o un problema con lo stipendio. Si tratta di problemi che possono essere risolti dal reparto appropriato e non richiedono una risposta personale. Delega la gestione tramite il portale di comunicazione in modo che il tuo team remoto capisca di poter contattare il responsabile della tecnologia, il team vendite, le risorse umane e altri reparti per risolvere direttamente i propri problemi.

Delegare i contatti front-end con determinate autorità presenta numerosi vantaggi, tra cui:

• Semplificazione del processo di comunicazione per garantire velocità e precisione.
• Incoraggia un più ampio spettro di comunicazione tra i singoli membri di un team remoto per eliminare i problemi che possono essere risolti autonomamente o dai colleghi e che in realtà non richiedono risposte autorevoli.
• Liberare i titolari delle aziende e i dirigenti affinché possano concentrarsi sulle comunicazioni più urgenti.
• Stabilisce una struttura gerarchica formale per la comunicazione.

3. Tieni aggiornati i dipendenti che lavorano da remoto

Con la crescita della tua azienda, diventerà sempre più difficile ricordare cosa hai condiviso e cosa non hai condiviso con i tuoi dipendenti da remoto. I promemoria interni sono molto più semplici e di routine, e le notizie spesso si diffondono da una scrivania all'altra come un incendio. I dipendenti da remoto, tuttavia, vengono spesso involontariamente tenuti fuori da questo circolo vizioso, il che rappresenta un grave errore sia per le tue attività aziendali che per il morale del team.

Crea uno standard per le notizie aziendali tramite aggiornamenti via e-mail e newsletter periodiche che invierai ai dipendenti che lavorano da remoto.

Questo può essere fatto internamente, sia tu che i responsabili di reparto, tenendo traccia degli eventi e dei cambiamenti importanti in un'app per appunti durante tutto il mese. Delega qualcuno per creare internamente una semplice newsletter con elenchi puntati, oppure puoi ingaggiare un servizio professionale per la creazione delle newsletter. In entrambi i casi, l'aspetto più importante è tenere aggiornati i dipendenti da remoto sugli eventi passati e futuri all'interno della tua azienda.

Vantaggi:

• Mantiene alto il morale dei dipendenti, facendo sì che quelli che lavorano da remoto si sentano inclusi e apprezzati.
• Consente ai dipendenti che lavorano da remoto di visualizzare e comprendere meglio la direzione e i punti focali dell'azienda.
• Risponde ad alcune domande prima che richiedano un filo di comunicazione.
• Informa i dipendenti remoti sulle aree che funzionano e su quelle che non funzionano bene, consentendo loro di utilizzare la stessa tabella di marcia e gli stessi obiettivi dei dipendenti interni.

4. Affrontare i problemi di alienazione

Gli esseri umani sono intrinsecamente portati a lamentarsi anche del minimo difetto, ma spesso dimentichiamo completamente di prestare la stessa attenzione a ciò che va bene. Ironicamente, gli imprenditori di ogni genere dovrebbero riconoscere questo concetto in modo particolare nelle relazioni con i clienti.

Ora, se si aggiunge che le cose lontane dalla vista sono anche lontane dal cuore, si ottiene la ricetta per far sì che un team remoto si senta svalutato e alienato.

Il tuo team da remoto ti sta generando lavoro e fatturato. Quando tutto procede alla grande, molti imprenditori spesso rimangono in silenzio. Errore. Ora è il momento di parlare forte e chiaro per riconoscere il duro lavoro dei tuoi dipendenti da remoto.

I lavoratori da remoto, per la natura stessa della loro lontananza dalla sede centrale, tendono a sentirsi automaticamente alienati, inferiori e poco apprezzati rispetto ai dipendenti interni. Riconoscete il ruolo cruciale che svolgono nel successo e nel fallimento della vostra azienda:

• Comunicare il loro valore in modo frequente e sistematico.
• Assicuratevi che ricevano il riconoscimento aziendale quando è giustificato.
• Utilizzare la tecnologia per coinvolgerli negli eventi aziendali quando opportuno.
• Fornire rassicurazioni tramite regolari check-in individuali e di gruppo e sessioni di aggiornamento tramite il canale di comunicazione preferito.

5. Integrare la collaborazione sui documenti

In termini di accuratezza e velocità, la condivisione di documenti rappresenta un'eccellente forma di collaborazione. È molto più efficiente e inclusiva rispetto al tradizionale scambio di email e al caricamento di file.

Ad esempio, puoi utilizzare Google Drive per collaborare su documenti e fogli di calcolo. Potrai usare le funzioni di messaggistica e chat per discutere idee, dubbi e opinioni, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda in termini di produttività.

Come puoi vedere, ci sono molti limiti per una comunicazione efficace con i team remoti. Seguire questi consigli di comunicazione può aiutarti a fidelizzare le tue preziose fonti di talenti e flussi di entrate. Sono sforzi che valgono ampiamente i risultati in termini di produttività. Assicurati di rivedere periodicamente la tua strategia di comunicazione man mano che il tuo team remoto cresce e si disperde.

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